История появления профессии уходит корнями в далёкое прошлое. Ещё у патрициев древнего Рима были помощники-делопроизводители, которые назывались secretaries. Ну а в России при Петре I был открыт институт «секретарей», причём ими могли быть только мужчины-дворяне знатного рода. К счастью, в настоящее время требования к секретарям куда проще. Хороший секретарь – незаменимый человек в организации. В зависимости от ранга он выполняет различную работу: отвечает на звонки и корреспонденцию, составляет расписания и проводит большую административную работу. Профессия в настоящее востребована, вакансий всегда довольно много.

Интересные факты:

►Екатерина II ввела для секретарей особенные критерии отбора, такие как изворотливость и наглость. Согласно её распоряжению, эти качества считались главными при отборе претендентов.

►Секретарь может стать не просто помощником своего руководителя. В истории известны случаи, когда рабочие отношения становились семейными. Сергей Есенин был женат на своей секретарше Зинаиде Райх. Мелинда Френч, жена Билла Гейтса, сразу после окончания университета получила работу в стартапе Microsoft и была его подчинённой.

►Никто бы не узнал имени секретарши Никки Койпери, если бы не тот факт, что вот уже много лет она обрабатывает всю корреспонденцию, приходящую на Бейкер-стрит 221-б великому сыщику Шерлоку Холмсу.

Секретари работают на предприятиях и в коммерческих организациях, у нотариусов и адвокатов, а также во многих других местах. Секретарь, как правило, офисный работник, и это первый сотрудник, которого видят пришедшие посетители. Работа секретаря преимущественно сидячая, но может потребоваться выполнение мелких поручений, а в некоторых фирмах бывают и командировки. Часто деятельность подразумевает ненормированный рабочий день, большой объём документов, ответы на многочисленные звонки.

Функции секретаря зависят от ранга. Секретарь на ресепшн встречает посетителей, ведёт их учет, провожает до места приёма, а также отвечает на телефонные звонки и работает с электронной почтой. В зону ответственности секретаря в приёмной входит обработка корреспонденции и составление рабочего плана. Секретарь обслуживает руководителя и, в случае необходимости, его посетителей.

Секретарь-референт обладает большим кругом обязанностей, становясь правой рукой начальника. Помимо обычных функций секретаря, он ещё занимается организацией конференций, деловых встреч и командировок руководителя. Следит за исправностью техники и наличием канцтоваров. Принимает документы, хранит их и передаёт в архив.

Работая секретарём, вполне можно сделать хорошую карьеру. Чтобы подняться до высокого уровня, надо быть целеустремлённым и ответственным работником, стремиться к самосовершенствованию и постоянно обучаться. Самая первая ступень в этой профессии – секретарь на респешн. Он не выполняет никаких управленческих функций, только работает с клиентами. Следующий уровень – секретарь-референт. Его функции шире, ответственность выше. И самая высокая ступень – помощник руководителя, ассистент.

Для того, чтобы подниматься по карьерной лестнице, понадобится высшее образование и развитие надпрофессиональных навыков – soft skills, таких как скорость реакции или объём памяти. Секретарь может перерасти свою должность и перейти в другой отдел на работу, более соответствующую его уровню.

Для того, чтобы работать секретарём, в первую очередь необходимо иметь презентабельный внешний вид. Именно поэтому профессия освоена преимущественно молодыми девушками. Секретарь должен быть коммуникабельным и стрессоустойчивым, ответственным и пунктуальным. Секретарю не обойтись без навыков работы с оргтехникой. В крупных престижных фирмах потребуется знание иностранного языка на хорошем уровне. Можно получить специальное образование, окончив курсы, но иногда на работу можно устроиться лишь по результатам собеседования.