Секретарь
На современном рынке труда эти сотрудники востребованы всегда. Секретарь - незаменимый помощник руководителя и лицо компании.
Секретарь - практически единственная абсолютно женская профессия. Мужчин на этой должности почти не встретишь. И сложно найти другую такую работу, которая собирала бы вокруг себя столько мифов и разночтений.
На современном рынке труда секретари востребованы всегда, ведь именно они - лицо компании. При этом степень их участия в делах компании и ответственности может сильно варьироваться в зависимости от выполняемых обязанностей.
Что нужно уметь?
Секретарские должности разделяются на несколько типов: большинство вакансий предлагает позицию «секретаря», «секретаря-офис-менеджера», «секретаря на ресепшн», реже ищут секретаря-референта или секретаря-помощника.
Что входит в обязанности каждой из этих специальностей?
Обычный секретарь просматривает почту, отвечает на стандартные запросы, отбирает необходимые письма, проводит телефонные переговоры и следит за своевременным исполнением рабочих заданий.
Чтобы работать секретарем, достаточно как минимум секретарских курсов или курсов делопроизводства. Высшее образование будет плюсом, но редко указывается в числе необходимых требований.
Секретарь-офис-менеджер обычно организует деятельность всего офиса. От него зависит, насколько скоординирована будет работа курьеров и диспетчеров и сможет ли офис бесперебойно функционировать. Также в его обязанности входит обработка всей входящей корреспонденции. При поступлении на эту должность преимущество отдается кандидатам, которые знакомы с профилем деятельности компании или проходили стажировку за рубежом.
Наименьшие требования предъявляются к секретарям в приемной, поскольку их круг обязанностей не требует никаких специальных навыков. Они принимают и распределяют входящие звонки, встречают и провожают посетителей. Как правило, компании хотят видеть на этой позиции симпатичную девушку с хорошей дикцией.
Естественно, по мере работы в компании, обязанности могут изменяться соответственно уровню сотрудников, поэтому даже на нижней ступеньке профессии можно многому научиться и хорошо себя зарекомендовать.
Часто традиционные функциональные обязанности будут объединяться с дополнительными - в зависимости от специфики работы фирмы и подхода начальства.
Среди основных требований, которые предъявляют работодатели - хорошее знание ПК и офисной техники. Самые распространенные программы - Word, Excel, Outlook и 1С.
Главные личные качества - ответственность и внимательность. Часто упоминают исполнительность, трудолюбие и умение работать в команде.
Плюсы и минусы
Поскольку в основной массе секретарские обязанности не являются сложными, многие компании готовы принять на эту должность человека без опыта работы. Те же, кто ищет опытного сотрудника, обычно вносят в требования опыт от полугода до двух лет.
Хотя профессия секретаря многим доступна, считается «непыльной» и часто неплохо оплачивается, далеко не все хотят идти на эту должность. Среди минусов профессии - регулярные стрессовые ситуации. Находясь на нижней ступеньке офисного персонала, секретари чаще других сталкиваются с плохим настроением начальника и клиентов. К собственным делам прибавляется необходимость сглаживать и предупреждать конфликты, что удается не всегда.
Портрет специалиста
Почти сто процентов женщин для этой должности - не случайность. Женщины эмоционально более гибкие и легче подстраиваются под настроение окружающих. Именно от женщин часто зависит атмосфера в коллективе и комфортные условия в офисе, что немаловажно для эффективной работы и производит хорошее впечатление на посетителей.
Хотя обязанности секретаря и невелики, их загруженность в течении дня может быть очень высокой. Юлия рассказывает, что, проработав два года в издательстве, она изменила мнение о легкости и доступности этой профессии: «В мои обязанности младшего секретаря входило отвечать на телефонные звонки. Думала, что это очень легко, и недоумевала, честно говоря, за что мне будут платить приличную на то время зарплату. Через несколько дней поняла, за что. Звонков было очень много, телефон разрывался буквально каждые пять минут. Иногда звонили люди, скажем так, не совсем адекватные, но я должна была быть со всеми предельно вежливой и корректной и свято блюсти репутацию и престиж фирмы. Однако самым непростым оказалось составление графика работы руководителя. Моей задачей было организовать весь его рабочий процесс».
Автор: ПрофГид
Источник: job.ukr.net
перейти к профориентационным центрам
__________________________
Это может быть интересным:
Специальности вузов для будущих секретарей
Советы психолога по выбору профессии
