Вернуться в раздел Юридическое образование. Как стать успешным юристом?
В крупных организациях «общение» между подразделениями осуществляется посредством направления служебных записок, подписываемых руководителем подразделения в адрес руководителя другого подразделения. Речь идет не о любом общении, а каких-то значимых запросах, предложениях, выполнении поручений. Чтобы инициировать такой вопрос в обязательном порядке необходимо написать письменный запрос.
Например, у отдела продаж, после переговоров с контрагентом, возникло предложение внести изменения в типовой договор поставки касательно изменения подсудности рассмотрения споров, в соответствии с пожеланиями контрагента. Отдел продаж направляет служебную записку в юридический отдел с просьбой рассмотреть возможность внесения таких изменений, после чего начинается работа юристов, итогом которой становится ответная служебная записка с изложением мнения юридического подразделения.
В целом это оправданная практика, поскольку при устном изложении появляется лавина неупорядоченных запросов и ответов, не прошедших через руководство подразделений, не формализованных должным образом (то есть без должного описания обстоятельств, без приложения необходимых документов). Из-за этого возникает путаница, которая нередко приводит к спорам и конфликтам в коллективе. По мнению экспертов, 35% ошибок и проколов в организации случается вследствие неправильного понимания.
Существует две формы таких документов: докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. То есть разница между ними в том, что докладная – это вертикальная коммуникация, а служебная записка – горизонтальная, между двумя подразделениями.
При оформлении целесообразно учитывать требования Государственного стандарта "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Согласно принципам юридической техники, в служебной записке указываются следующие реквизиты:
- вид документа (служебная записка/докладная записка);
- дата и номер (присваивается канцелярией, либо самим подразделением, либо программой в зависимости от организации);
- фамилия и.о. и должность отправителя (руководитель подразделения или его заместитель);
- фамилия и.о. и должность получателя (руководитель подразделения или его заместитель);
- тема записки;
- текст обращения, содержащий существо обращения или ответа;
- подпись отправителя (Директор департамента учета ______ Иванов И.И.);
- фамилия и.о. исполнителя, подготовившего документ и его телефон.
Данный материал подготовлен на основе материалов книги Саблина Максима Тимуровича «Карьера юриста». Подробнее об авторе можно узнать здесь.
Это может быть интересно:
