“Серый кардинал” любой компании
Немного истории
Сегодня секретарь компании - не только её красивое лицо. Это специалист высокой квалификации, владеющий одним или несколькими иностранными языками, опытный пользователь ПК, умеющий работать с оргтехникой. Человек, который находит общий язык со всеми работниками и клиентами компании. Это правая рука руководителя.
Первые секретари появились ещё в Древнем Риме у богатых патрициев. Их обязанностью было давать умные советы хозяину и не разглашать его секреты. Европейцам понравилось новшество патрициев и они тоже ввели такую должность.
Петр I после посещения Европы утвердил в России институт секретариата. Первоначально российскими делопроизводителями были исключительно мужчины из знатных дворянских сословий, имеющие высшее образование. Работа секретарем сводилась к умению дельно находить решение различных житейских вопросов.
Екатерина II кардинально изменила критерии выбора представителей профессии: секретарей предпочтительно должно было быть несколько, а изворотливость и наглость - главные качества претендентов.
Времена чернильниц и перьев канули в лету, на смену им пришли пишущие машинки, профессия и функции секретаря тоже изменились - ею стали интересоваться женщины. В наше время секретари мужского пола уже довольно редкое явление.
Профессиональные качества и обязанности секретаря
Секретарь - незаменимый помощник, правая рука руководителя. Пока руководитель занят тотальными проблемами, секретарь обеспечивает управленческую и административную работу предприятия.
В круг служебных обязанностей современного делопроизводителя входит:
знание компьютера и оргтехники на уровне опытного пользователя;
составление, оформление и учет документации предприятия;
организационные вопросы, работа с посетителями, обработка телефонных звонков;
составление рабочего плана руководителя;
обеспечение комфортной жизнедеятельности офиса.
Профессия секретаря включает несколько узконаправленных специализаций: секретарь-переводчик, офис-секретарь, секретарь-референт.
Для успешной карьеры секретарь должен обладать определенным набором качеств. Это коммуникабельность, пунктуальность, устойчивость к стрессам, стремление к обучению. Приятная внешность, умение слушать, а также хранить секреты являются приоритетными качествами.
Обучение профессии секретаря
Итак, Вы определились с профориентацией и твердо решили освоить делопроизводство. В таком случае, возникает вопрос: куда пойти учиться?
Для начала можно пройти специальные курсы, либо обучаться прямо на рабочем месте. Но если есть желание получить повышение или вовсе сменить специализацию, тогда без высшего образования не обойтись.
Сегодня во многих вузах можно освоить профессию делопроизводителя. Например, делопроизводителя-юриста в юридическом вузе. Существует и отдельная специальность - документоведение и архивоведение, такие факультеты есть практически в любом высшем учебном заведении.
Перспективы карьерного роста
После приобретения высшего образования обязанности секретаря-референта сводятся не только к принятию входящих документов и отправке факсов. База знаний такого специалиста, полученных в вузе, весьма обширна: информационные технологии с углубленным изучением всех офисных программ и приложений Windows, знание двух или более иностранных языков, общее и кадровое делопроизводство, архивное дело, рационализация документооборота. Такая база дает большие возможности для трудоустройства на предприятия и организации различных сфер деятельности.
Работа секретаря востребована на многих государственных предприятиях, в сфере частного бизнеса, в правовой сфере. Ведь одно из правил карьерного успеха - глубокое знание и понимание специфики работы всей компании. А кто, как не секретарь, лучше всего осведомлен в этих вопросах?
Формула успеха: путь к вершинам карьеры
Секретарь - это профессия, которая может стать призванием на всю жизнь, а может и послужить трамплином к достижению новых карьерных высот. Реальные примеры из жизни подтверждают это:
Гульжан Молдажарова - гендиректор крупного холдинга “Базовый элемент”. По оценкам авторитетного финансового издания “Forbes” - 37-я в рейтинге ста самых влиятельных женщин планеты. Опережает в списке английскую королеву и первую леди США. Имеет высшее образование, закончила Казахский государственный университет, факультет физики. Впоследствии защитила кандидатскую в МГУ имени М. Ломоносова. Начинала свою карьеру с должности секретаря в компании “Сибирский алюминий”.
По её словам, впервые увидела Windows в первый рабочий день. Но наличие высшего образования, хорошая память и способность к быстрому обучению сыграли свою роль. Её назначили помощником финансового директора через две недели работы.
Алиса Чумаченко - основатель компании по производству он-лайн игр Game Insight, по образованию режиссер. Путь к созданию собственного бизнеса начался с работы секретаря в интернет-компании Astrum.
Состояние Чумаченко на данный момент оценивается в 90 млн. долларов. Это 20-е место в рейтинге российской версии Forbes Woman.
Светлана Шандура - ведущий топ-менеджер всероссийской сетевой компании по разработке бухгалтерского программного обеспечения “Тензор”. Окончив педагогический вуз, пришла в компанию на должность простого секретаря. К своим прямым обязанностям отнеслась так серьезно, что в скором времени работа была отлажена, как часовой механизм.
С инициативой взять больший участок работы сама пришла к руководителю компании. Директор давно уже разглядел организаторские таланты Светланы, поэтому и предложил ей возглавить сеть региональных представительств компании. Став топ-менеджером, она параллельно получила второе высшее образование в области экономики. Сейчас в её подчинении около шестидесяти филиалов компании по всей России.
Какую профессию выберет ваш ребенок, зависит от многих факторов. Разобраться в себе, найти свое призвание и ответить на вопросы, связанные с профориентацией, ему поможет наш курс “Система Выбор”. Старт программы уже 15 мая. Успейте подать заявку.
Партнёр:
Смарт Курс