В учреждениях, организациях много различных документах: приказы, планы. распоряжения и т.д. В каждое учреждение каждый день приходят различные документы. Эти учреждения отправляют документацию в другие учреждения.

Организация работы с документами называется делопроизводством.

Труд делопроизводителя необходим и важен. Делопроизводители выполняют различную работу с документами. Если в учреждении большой объём работы, то её выполняют несколько человек. 

Рабочее  место делопроизводителя представляет собой рабочий стол, где расположены различные регистрационные журналы, картотека, документы, канцелярские принадлежности, компьютер и другая оргтехника.

В кабинете,где работает делопроизводитель, имеется специальный шкаф с ячейками. В шкафу хранятся документы.

В настоящее время совершенствование делопроизводства идёт по линии механизации производственного процесса.

Самая важная и трудоёмкая операция делопроизводителя - регистрация документов

Ежедневно  поступает и отправляется много  документов.  Регистрируется вся документация: входящая и исходящая, а также наиболее важные документы, ходящие  внутри учреждения (приказы, планы, отчёты, протоколы).В учреждениях же, где всё делопроизводство ведёт один человек, применяется журнальная форма регистрации документов. При этом ведётся два журнала для регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

Делопроизводитель читает поступающий документ, анализирует текст и решает, к какой категории он относится и кому его направить.

Все входящие документы после их исполнения подшиваются в дела (папки). Формирование дел- наиболее важный и ответственный момент в деятельности делопроизводителя. 

Если документ можно отнести к разным делам, то документ копируется и ложится в разные папки.

Делопроизводителю нужна  хорошая память.

При отправлении  корреспонденции, делопроизводитель проверяет правильность адресования наличие подписи, печати, дат, приложений, сортирует её (телеграммы, бандероли, ценные письма).

Рабочий день у делопроизводителя чётко распланирован: разбор и регистрация почты, подготовка материалов для доклада руководителю ,передача документов другим руководителям , отправка почты и т.д.

За каждый документ делопроизводитель несёт ответственность.

Делопроизводителями работают  в основном девушки , закончившие средние профессионально-технические учебные заведения.Но в современном мире приветствуется высшее образование.

Профессию делопроизводителя можно получить в Новозыбковском профессионально - педагогическом колледже.

Источники:

1.Мир профессий: Человек - знаковая система./ Сост. С.Н. Левиева.- М.: Мол.гвардия, 1988.

Автор: Наталья Монакова